Plan lekcji w Excelu: szablon do szkoły i korepetycji z automatycznym układem

Plan lekcji w Excelu zamiast zeszytu – co realnie zyskujesz

Arkusz zamiast kartki – różnice, które widać po pierwszym tygodniu

Plan lekcji w zeszycie działa do momentu, gdy pojawia się pierwszy większy chaos: zastępstwa, zmiana sal, nowa grupa, dodatkowe korepetycje. Kartka nie umie się sama zaktualizować, a przekreślenia i dopiski szybko zamieniają tabelkę w hieroglify. Excel radzi sobie z tym znacznie lepiej, bo traktuje plan jako dane, które można filtrować, sortować, kopiować i drukować w kilku wersjach.

W arkuszu nie trzeba rysować tabeli od zera. Raz przygotowany szablon planu lekcji w Excelu można powielać dla kolejnych klas lub grup korepetycyjnych. Zmienia się tylko zawartość bazy zajęć, a siatka godzin zostaje. To szczególnie wygodne przy początku roku szkolnego, gdy układ jest poprawiany kilka razy w tygodniu.

Plan na kartce jest jednowymiarowy: widać tylko to, co jest narysowane. W Excelu ten sam zestaw danych można pokazać jako plan konkretnej klasy, plan jednego nauczyciela, harmonogram sali komputerowej albo grafik korepetycji. Zmienia się widok, nie trzeba przepisywać tej samej informacji pięć razy.

Szablon planu lekcji – oszczędność czasu i nerwów

Szablon planu lekcji w Excelu to gotowy plik, w którym masz:

• arkusz z bazą zajęć (lista wszystkich lekcji/korepetycji),
• arkusz z tygodniową siatką godzin (plan widoczny „po ludzku”),
• opcjonalne arkusze pomocnicze – listy przedmiotów, klas, nauczycieli.

Dzięki temu zmiana jednego parametru w bazie (np. dnia tygodnia albo godziny) automatycznie aktualizuje plan w układzie tygodniowym. Znika konieczność ręcznego przepisywania planu na każdą nową wersję. Dodatkowo można przygotować różne warianty:

• plan lekcji do druku na jedną stronę – dla ucznia lub rodzica,
• harmonogram nauczyciela – z podglądem wszystkich klas i szkół,
• grafik korepetycji w Excelu – jedna osoba, wiele miejsc i form zajęć.

Szablon jest szczególnie opłacalny, gdy plan często zmieniasz. Po kilku iteracjach widać, że większy wysiłek jest tylko na start, przy zbudowaniu logicznego układu. Później pracuje już formuła, nie długopis.

Excel jako centrum dowodzenia dla nauczyciela i korepetytora

Jeżeli ktoś uczy w kilku szkołach, prowadzi zajęcia online i jeszcze dorabia korepetycjami, to zna ten stan: trzy kalendarze, kilka kartek z tabelkami i wieczne „czy ja w środę o 16:00 jestem już zajęty?”. Plan lekcji w Excelu może być jednym centralnym plikiem, który obejmuje wszystko: szkołę, zajęcia prywatne, dyżury, rady pedagogiczne, konsultacje.

Wystarczy w bazie zajęć dodać kolumnę „Rodzaj” (np. lekcja, korepetycje, dyżur, spotkanie online). Ten sam plik może wtedy generować różne widoki:

• tygodniowy plan zajęć nauczyciela – tylko lekcje,
• oddzielny grafik korepetycji – tylko zajęcia prywatne i online,
• całościowy harmonogram tygodnia – wszystko w jednym, ale z odpowiednim oznaczeniem kolorami.

Wychowawca może wykorzystać podobny szablon, ale skoncentrowany na jednej klasie: baza zawiera wszystkie przedmioty i nauczycieli danej klasy, a siatka godzin pokazuje plan klasy z możliwością szybkiego sprawdzenia, kto prowadzi dane zajęcia i w jakiej sali.

Kiedy Excel jest wystarczający, a kiedy przydaje się dziennik elektroniczny

Plan lekcji w Excelu nie ma ambicji zastępować dziennika elektronicznego. To narzędzie do układania i zarządzania harmonogramem, a nie do oceniania, usprawiedliwień i obecności. Sprawdza się w sytuacjach, gdy:

• potrzebujesz elastycznego szablonu planu lekcji do własnej organizacji pracy,
• koordynujesz małą szkołę językową lub grupę korepetytorów,
• chcesz mieć prywatny harmonogram, niezależny od systemu szkolnego.

Dziennik elektroniczny bywa konieczny z powodów formalnych, ale nie zawsze jest wygodny jako narzędzie dla jednego nauczyciela czy korepetytora. Z kolei Excel jest lekki, działa offline i można go dostosować dokładnie do swoich nawyków. Fajnie się sprawdza także jako uzupełnienie – np. do układania projektu planu, który potem przepisujesz do systemu szkolnego.

Krótki przykład z praktyki – trzy szkoły, jeden plik

Nauczyciel języka obcego uczy w dwóch liceach i jednej szkole językowej, a wieczorami prowadzi korepetycje online. Zamiast trzymać cztery osobne plany, zakłada jeden plik Excel, w którym:

• w bazie zajęć wpisuje wszystkie lekcje (kolumny: szkoła, klasa/grupa, dzień tygodnia, godzina, sala/online),
• w siatce godzin ma tygodniowy plan z automatycznym układem,
• filtruje według kolumny „Szkoła”, żeby wydrukować plan tylko dla konkretnej placówki.

Znika ryzyko podwójnego umówienia się na tę samą godzinę w różnych miejscach. Wszystko jest w jednym widoku, ale dobrze posortowane i gotowe do szybkiej zmiany.

Logika działania szablonu planu lekcji z automatycznym układem

Baza zajęć plus siatka tygodnia – serce całego rozwiązania

Automatyczny plan lekcji w Excelu opiera się na prostej idei: każda lekcja lub korepetycje to jeden wiersz w bazie danych, a siatka tygodnia to tylko widok tej bazy, ułożony w formie tabeli godzinowej. Formuły w komórkach siatki odwołują się do bazy i wyszukują odpowiednie zajęcia po dniu tygodnia, godzinie, nauczycielu lub klasie.

Najważniejsze są dwie warstwy:

• arkusz „Baza” – tu wpisujesz wszystkie zajęcia jako listę, bez martwienia się jeszcze o ładny układ,
• arkusz „Plan” – tu masz tygodniowy układ: kolumny jako dni, wiersze jako godziny.

Każda komórka w arkuszu „Plan” reprezentuje konkretny slot: np. poniedziałek, 8:00–8:45. W tej komórce stoi formuła, która sprawdza: „Czy w bazie jest zajęcie, które zaczyna się w poniedziałek o 8:00 dla tej klasy/nauczyciela?”. Jeśli tak – wyświetla nazwę przedmiotu lub inne potrzebne informacje. Jeśli nie – pokazuje np. kreskę „—”.

Struktura pliku: arkusz z danymi, plan i słowniki

Uporządkowana struktura pliku bardzo ułatwia życie, bo po pół roku przestajesz pamiętać, „czemu ta formuła działała?”. Dlatego wygodnie jest rozdzielić funkcje na kilka arkuszy:

• Baza_zajec – główna tabela z kolumnami (nauczyciel, przedmiot, klasa, dzień, godzina, sala itd.),
• Plan_tygodniowy – siatka godzin z automatycznym układem,
• Listy_pomocnicze – opcjonalnie, słowniki: lista przedmiotów, klas, nauczycieli, skrótów dni tygodnia.

Arkusz z listami pomocniczymi jest idealny do tworzenia list rozwijanych (dane poprawne → lista), dzięki czemu w bazie zajęć wpisujesz spójne wartości. Znika problem z literówkami typu „Pon”, „Pon.”, „Poniedziałek” – bo wszystko jest wybierane z jednej, wspólnej listy.

Jeżeli Excel jest używany przez kilka osób (np. dyrektora szkoły i dwóch wychowawców), takie rozdzielenie porządkuje obowiązki: jedna osoba odpowiada za strukturę planu, inne – tylko za uzupełnianie bazy.

Na czym polega automatyczny układ planu lekcji

Automatyczny układ nie oznacza tutaj sztucznej inteligencji, która sama ułoży idealny plan jak z podręcznika organizacji pracy. Chodzi o coś praktyczniejszego: pół-automatyczne przypisywanie wierszy z bazy zajęć do odpowiednich komórek siatki tygodnia. To użytkownik decyduje, że zajęcia są w poniedziałek o 9:50, a formuły „tylko” te decyzje odzwierciedlają w widoku planu.

Można wyróżnić dwa podejścia:

• pół-automatyczny plan – sam ustalasz godzinę i dzień w bazie, Excel tylko wyświetla to we właściwym miejscu w planie,
• bardziej zautomatyzowany układ – część decyzji (np. kolejność zajęć dla konkretnej klasy) jest uzależniona od prostych reguł lub formuł, ale nadal nie jest to pełny algorytm optymalizacyjny.

Rozwiązania, które same układają plan całej szkoły, wymagają zaawansowanych algorytmów i zwykle osobnego oprogramowania. Excel jako szablon planu lekcji z automatycznym układem skupia się raczej na tym, aby szybko generować czytelny, zaktualizowany grafik na podstawie już podjętych decyzji.

Co uzupełniasz ręcznie, a co powstaje samo

Żeby uniknąć rozczarowań, dobrze rozgraniczyć obowiązki: co jest „robotą człowieka”, a co robi za nas arkusz. Po stronie użytkownika leży:

• wpisanie lub wybranie z listy: dnia tygodnia, godziny rozpoczęcia, klasy/grupy, przedmiotu, nauczyciela, sali,
• ewentualne dopasowanie godzin lekcyjnych do realiów szkoły (np. 45 min vs 90 min),
• przemyślenie, jak rozłożyć przedmioty w tygodniu (nie, Excel nie powstrzyma nikogo przed 4 matmami pod rząd).

Po stronie arkusza są natomiast zadania powtarzalne:

• umieszczenie każdej lekcji w odpowiedniej komórce siatki – na podstawie dnia i godziny,
• aktualizacja planu po każdej zmianie w bazie,
• pokazywanie planu w różnych przekrojach – np. widok jednej klasy, jednego nauczyciela, jednej sali.

Dzięki takiemu podziałowi zadań powstaje pół-automatyczny plan lekcji w Excelu, który nie „myśli za człowieka”, ale skutecznie odciąża go od czynności czysto technicznych.

Przygotowanie danych do planu – co musi znaleźć się w bazie zajęć

Kluczowe kolumny w bazie zajęć

Baza zajęć to fundament. Im lepiej ją ułożysz, tym łatwiej będzie później budować formuły. Najczęściej przydają się kolumny:

• Nauczyciel – imię i nazwisko lub skrót (ale konsekwentnie ten sam),
• Przedmiot – pełna nazwa lub skrót (np. Matematyka / Mat),
• Klasa/Grupa – np. 3A, 3A mat-rozszerzona, Grupa ang.1,
• Dzień tygodnia – spójna forma (np. Pon, Wt, Śr, Czw, Pt, Sob),
• Godzina rozpoczęcia – w formacie czasu (np. 8:00, 9:50),
• Godzina zakończenia – także w formacie czasu (np. 8:45, 10:35),
• Sala – numer sali, „online”, „dom ucznia” itp.,
• Typ zajęć – np. lekcja, korepetycje, konsultacje, zajęcia online.

W bardziej rozbudowanym szablonie planu lekcji przydają się dodatkowe kolumny, np. „Szkoła” (jeśli uczysz w kilku miejscach) albo „Moduł” (dla studiów lub kursów). Lepiej dodać jedną czy dwie kolumny więcej niż potem zastanawiać się, gdzie wcisnąć nową informację.

Dni tygodnia – tekst, numer czy obie wersje

Dni tygodnia można opisać na kilka sposobów, ale najważniejsze jest, aby konsekwentnie trzymać się jednego standardu. Najpopularniejsze podejścia:

• skróty tekstowe: Pon, Wt, Śr, Czw, Pt, Sob,
• pełne nazwy: Poniedziałek, Wtorek, Środa…,
• numeryczne oznaczenia: 1–7 (np. 1 = poniedziałek, 7 = niedziela).

Dla zwykłego użytkownika najwygodniejsze są skróty tekstowe, bo patrząc na bazę od razu wie, o jaki dzień chodzi. Dla formuł z kolei numery są bardzo wygodne przy sortowaniu czy porównywaniu. Sprytny kompromis to trzymanie w bazie skrótów tekstowych, a w arkuszu pomocniczym – tabeli powiązań typu 1–Pon, 2–Wt itd.

Taką tabelę można potem wykorzystać w funkcjach typu XLOOKUP lub INDEKS+PODAJ.POZYCJĘ. Dzień tygodnia w siatce godzin może być wtedy opisany numerem (kolumna 1–5) albo tekstem, a formuła i tak znajdzie odpowiednie zajęcia.

Format godzin – jak uniknąć niespodzianek

Format czasu dla godzin lekcyjnych

Najwięcej kłopotów z automatycznym planem w Excelu wynika nie z trudnych formuł, tylko z… godzin wpisanych jako tekst. Na pierwszy rzut oka „8:00” wygląda tak samo, niezależnie czy to tekst, czy prawidłowy czas, ale dla Excela to przepaść.

Żeby wszystko działało poprawnie:

• ustaw format komórek z godzinami na Godzina lub Użytkownik – gg:mm,
• wpisuj czas z dwukropkiem, np. 8:00, 9:50, a nie „8.00” czy „8-00”,
• unikaj dopisków typu „8:00–8:45” w jednej komórce – początek i koniec lekcji to osobne kolumny.

Jeżeli w bazie część godzin jest tekstem, a część czasem, formuły typu WYSZUKAJ.X zaczną dzielić zajęcia na dwie rzeczywistości. Jeżeli coś nie działa, a „przecież wszystko jest takie samo”, pierwsza kontrola to właśnie format czasu.

Przy danych z innych plików (np. eksport z e-dziennika) dobrze działa trik z dodaniem zera: w pustej kolumnie wpisujesz =A2*1 (gdzie A2 to godzina jako tekst), kopiujesz w dół i wklejasz wartości. Excel konwertuje tekst na prawdziwy czas bez większego marudzenia.

Stałe przedziały lekcyjne czy godziny „z zegara”

Są dwa popularne podejścia do przechowywania godzin w bazie:

• numery lekcji – 1, 2, 3, 4…,
• konkretne godziny – 8:00–8:45, 8:55–9:40 itd.

Jeżeli szkoła ma bardzo sztywny, niezmienny harmonogram (lekcja 1 zawsze 8:00–8:45, lekcja 2 zawsze 8:55–9:40), można w bazie trzymać tylko numer lekcji, a w osobnej tabeli powiązać go z godzinami. Sprawdza się to też przy planie korepetycji z powtarzającymi się slotami (np. „blok 1”, „blok 2”).

Jeśli jednak elastycznie zmieniasz początek zajęć, albo prowadzisz nieregularne kursy, bezpieczniej jest trzymać prawdziwe godziny rozpoczęcia i zakończenia. Plan tygodniowy może bazować na konkretnej godzinie startu, a numery lekcji potraktować jako coś dodatkowego (np. do podpisów na wydruku).

Jak poradzić sobie z nietypowymi długościami zajęć

45 minut, 90 minut, a po drodze jakaś 60-minutowa konsultacja – brzmi znajomo. W takiej sytuacji dobrze jest przyjąć w siatce najmniejszy wspólny mianownik, np. 15 minut, a potem formułami łączyć sloty.

Przykładowo, jeśli tworzysz siatkę co 45 minut, a potrzebujesz 90 minut, to po prostu ta sama lekcja będzie widoczna w dwóch kolejnych wierszach – plan nadal czytelny, a formuły pozostają proste. Przy układzie co 15 minut robi się gęsto, ale masz pełną swobodę, gdy zajęcia startują o „dziwnych” porach.

Budowa arkusza z siatką godzin – tygodniowy układ krok po kroku

Struktura tabeli – kolumny jako dni, wiersze jako godziny

Najbardziej klasyczny układ planu to:

• wiersz nagłówkowy z dniami tygodnia: Pon, Wt, Śr, Czw, Pt (ew. Sob, Nd),
• pierwsza kolumna z godzinami lub numerami lekcji: 1, 2, 3… albo 8:00, 8:45, 9:50 itd.

W praktyce oznacza to np.:

• A1 – puste lub „Godzina”,
• B1 – Pon, C1 – Wt, D1 – Śr, E1 – Czw, F1 – Pt,
• A2, A3, A4… – kolejne godziny lub numery lekcji.

Każde pole w środku tabeli (np. C4 – środa, trzecia lekcja) jest miejscem na formułę pobierającą dane z bazy. Z punktu widzenia Excela taka komórka to po prostu: „dzień X + godzina/lekcja Y + filtr na klasę/nauczyciela”.

Siatka dla jednej klasy, czy dla wszystkich naraz

Zastanów się, zanim zaczniesz budować układ, jak chcesz z tego korzystać. Możliwe warianty:

• jedna siatka = jeden nauczyciel – arkusz „Plan_Nauczyciel”, a w komórkach formuły filtrujące po konkretnym nazwisku,
• jedna siatka = jedna klasa/grupa – wygodne przy drukowaniu planów dla uczniów,
• jedna siatka, ale wybierasz klasę/nauczyciela z listy rozwijanej – najbardziej elastyczne rozwiązanie.

Ten ostatni wariant wymaga dodania komórki sterującej, np. w B1 lista rozwijana „Klasa: 1A, 1B, 2A…”. Potem wszystkie formuły w siatce odwołują się do tej komórki. Zmieniasz klasę w B1, plan przelicza się automatycznie. To ten moment, kiedy Excel zaczyna robić małe wrażenie na kolegach z pokoju nauczycielskiego.

Tworzenie listy godzin w pierwszej kolumnie

Najwygodniej wprowadzić godziny startu lekcji w jednym miejscu i potem wykorzystać je w kilku arkuszach. Można to zrobić na dwa sposoby:

1. Ręcznie wpisać w arkuszu „Plan_tygodniowy” w kolumnie A godziny: 8:00, 8:45, 9:50 itd.
2. Użyć arkusza pomocniczego, gdzie zdefiniujesz wszystkie przedziały (np. Tabela_Godziny), a potem w planie odwoływać się do tej tabeli formułą =INDEKS(Tabela_Godziny[Start];WIERSZ()-1) (dostosowując numerację).

Drugie podejście jest bezpieczniejsze przy większych zmianach – jeżeli szkoła skraca lekcje o 5 minut, modyfikujesz tylko jedną tabelę zamiast kilku rozrzuconych planów.

Blok informacji „nad” siatką

Nad samą tabelą godzin warto zostawić 2–3 wiersze na informacje pomocnicze:

• komórkę z wyborem klasy z listy rozwijanej,
• komórkę z wyborem nauczyciela (jeśli plan jest wielofunkcyjny),
• tytuł typu „Plan klasy 3A” składany formułą, np. ="Plan klasy "&B1.

Taki „panel sterowania” przyspiesza pracę. Nie trzeba już duplikować całych arkuszy dla każdej klasy – jeden szablon wystarczy, a filtry robią resztę.

Formuły do automatycznego wstawiania zajęć do planu

Minimum: funkcja FILTR lub WYSZUKAJ.X

W nowych wersjach Excela (Microsoft 365, Excel 2021+) bardzo wygodne są dwie funkcje: FILTR i WYSZUKAJ.X (XLOOKUP). Dzięki nim formuły stają się dużo czytelniejsze, niż w klasycznym kombinowaniu z WYSZUKAJ.PIONOWO.

Przykład dla pojedynczej komórki w planie (np. poniedziałek, 8:00, klasa z B1):

=WYSZUKAJ.X(
    1;
    (Baza_zajec[Dzien]="Pon")*
    (Baza_zajec[Godzina_rozp]="8:00")*
    (Baza_zajec[Klasa]=$B$1);
    Baza_zajec[Przedmiot];
    "—"
)

Interpretacja jest prosta: jeżeli w bazie istnieje wiersz spełniający jednocześnie trzy warunki (dzień, godzina, klasa), komórka w planie pokazuje przedmiot. Jeżeli nic nie pasuje – wyświetla kreskę jako wolną godzinę.

Formuły z odwołaniami do nagłówków i wierszy

Żeby nie przepisywać na sztywno „Pon”, „Wt”, „8:00” w każdej formule, lepiej odwoływać się do nagłówków siatki. Załóżmy, że:

• w komórce B1 jest „Pon”, w C1 „Wt” itd.,
• w komórce A2 jest „8:00”, A3 „8:45” itd.

Formuła w komórce B2 (poniedziałek, 8:00, plan dla klasy z B$1 arkusza) może wyglądać tak:

=WYSZUKAJ.X(
    1;
    (Baza_zajec[Dzien]=B$1)*
    (Baza_zajec[Godzina_rozp]=$A2)*
    (Baza_zajec[Klasa]=$B$1);  
    Baza_zajec[Przedmiot];
    "—"
)

Po skopiowaniu tej formuły w prawo i w dół komórki same dopasują się do dnia tygodnia i godziny z nagłówków. Jedna robota, setki komórek „z głowy”.

Gdy w jednym slocie może być kilka zajęć

Jeśli istnieje ryzyko, że w tej samej klasie i godzinie wpiszesz dwie lekcje (np. zwykła i dodatkowa), prosta funkcja WYSZUKAJ.X pokaże tylko pierwszą z nich. Można sobie z tym poradzić na kilka sposobów:

• ostro pilnować bazy i nie dopuszczać do duplikatów,
• łączyć kilka wyników w jeden tekst, np. „Mat / Ang” przy użyciu funkcji TEKST.ZŁĄCZ i FILTR,
• dodać w bazie kolumnę „Priorytet” i pokazywać tylko zajęcia główne, a pozostałe obsłużyć np. innym widokiem.

Rozsądny kompromis w szkole to twarda zasada: jeden slot = jedna lekcja, a zajęcia dodatkowe pojawiają się przed albo po standardowych godzinach.

Klasyczny zestaw: INDEKS + PODAJ.POZYCJĘ

Jeśli korzystasz ze starszej wersji Excela, bez FILTR i WYSZUKAJ.X, możesz zbudować podobną logikę za pomocą kombinacji INDEKS + PODAJ.POZYCJĘ. Przykład dla tej samej sytuacji (dzień w B$1, godzina w $A2, klasa w $B$1):

=INDEKS(Baza_zajec[Przedmiot];
    PODAJ.POZYCJĘ(
        1;
        (Baza_zajec[Dzien]=B$1)*
        (Baza_zajec[Godzina_rozp]=$A2)*
        (Baza_zajec[Klasa]=$B$1);
        0
    )
)

Formułę trzeba zatwierdzić jako formułę tablicową (Ctrl+Shift+Enter w starszym Excelu), aby mnożenie warunków zadziałało poprawnie. To odrobinę mniej przyjazne niż WYSZUKAJ.X, ale spełnia tę samą funkcję.

Łączenie kilku informacji w jednej komórce planu

W siatce nie zawsze chcesz widzieć tylko przedmiot. Czasem przydaje się także sala albo inicjały nauczyciela. Najprościej połączyć kilka kolumn bazy w jeden tekst:

=WYSZUKAJ.X(
    1;
    (Baza_zajec[Dzien]=B$1)*
    (Baza_zajec[Godzina_rozp]=$A2)*
    (Baza_zajec[Klasa]=$B$1);
    Baza_zajec[Przedmiot] & " (" & Baza_zajec[Sala] & ")";
    "—"
)

Efekt w komórce: „Mat (s. 23)” albo „Ang (online)”. Jeżeli plan ma służyć dla nauczyciela, w miejsce sali wstaw kolumnę z klasą. Dobrze jest ustalić jeden stały format, żeby po wydruku wzrok nie musiał się zastanawiać, co jest czym.

Formatowanie warunkowe i kolory – szybkie czytanie planu

Kolory według przedmiotu, nauczyciela lub typu zajęć

Sam tekst w kratkach działa, ale dopiero kolory robią z planu coś, w czym oko czuje się jak w domu. Można podejść do tego na kilka sposobów:

• kolory według przedmiotu – Matma zawsze niebieska, Polski zawsze zielony, Angielski żółty,
• kolory według nauczyciela – każde nazwisko swoją barwą (dobre w widoku klasy),
• kolory według typu zajęć – lekcje tradycyjne, online, korepetycje, konsultacje itp.

Najczytelniej wychodzi połączenie dwóch warstw: np. delikatne tło według przedmiotu, a ramka lub kolor czcionki według typu zajęć. Tu działa zasada kucharza: przyprawiać z umiarem, bo inaczej zupą staje się tęcza.

Proste formatowanie warunkowe z odwołaniem do bazy

Jeżeli w siatce planu wyświetlasz tylko skrót przedmiotu (np. „Mat”), możesz oprzeć formatowanie warunkowe bezpośrednio na zawartości tej komórki:

1. Zaznacz obszar planu, np. B2:F12.
2. Wybierz: Formatowanie warunkowe → Nowa reguła → Użyj formuły do określenia komórek do sformatowania.
3. Wpisz formułę, np. =LEWY(B2;3)="Mat" albo po prostu =B2="Mat" (jeśli dokładny tekst).
4. Ustaw kolor wypełnienia, np. delikatny niebieski.

Skala kolorów dla obciążenia dnia

Na samym kolorowaniu przedmiotów można nie poprzestawać. Przy planach klas i nauczycieli dobrze sprawdza się wizualizacja „jak ciężki” jest dany dzień. Wystarczy policzyć liczbę lekcji w wierszu i podpiąć ją pod skalę kolorów.

Prosty wariant dla planu klasy (pojedynczy arkusz z siatką):

1. W kolumnie pomocniczej, np. G2, wstaw formułę zliczającą zajęcia w danym wierszu:

   =LICZ.JEŻELI(B2:F2;"<>—")

   Założenie: kreska „—” oznacza wolną godzinę, wszystko inne – lekcję.

2. Skopiuj formułę w dół, aby przeliczyć każdy wiersz godzin.
3. Zaznacz komórki z liczbą lekcji (np. G2:G12) i użyj Formatowanie warunkowe → Skale kolorów.

Od razu widać, które dni „puchną” od zajęć. Potem można pójść krok dalej i związać tę kolumnę z tłem całych wierszy siatki, wykorzystując formułę w formatowaniu warunkowym odnoszącą się do wartości w kolumnie G.

Oddzielenie przerw, okienek i bloków zajęć

Plan robi się czytelniejszy, gdy oko ma jasne punkty orientacyjne: tu przerwa, tu blok dwóch godzin, tu nagle dziura w środku dnia.

Można to osiągnąć kilkoma prostymi trikami:

• przerwy – dodatkowe wiersze w siatce z etykietą „Przerwa” w kolumnie z godziną; tło szare, kursywa, obramowanie górne grubą linią,
• okienka – formatowanie warunkowe na wierszach, gdzie LICZ.JEŻELI w danym wierszu = 0 (tło np. lekko prążkowane),
• bloki podwójne – jeśli w dwóch kolejnych wierszach jest ten sam przedmiot i nauczyciel, można zmienić im obramowania tak, by wyglądały jak jeden prostokąt.

Ostatni punkt da się zautomatyzować formułą w regule formatowania warunkowego, np. dla komórek B3:F12:

=ORAZ(
    B3<>"—";
    B3=B2
)

Reguła może podmienić obramowanie górne na linie wewnętrzne, dzięki czemu dwa kolejne sloty wyglądają jak jeden blok. Drobiazg, ale przy fizyce i chemii w blokach po dwie godziny robi to robotę.

Osobny arkusz „Legenda” – kontrola nad kolorami

Im większa szkoła, tym szybciej kolorystyka zaczyna „żyć własnym życiem”. Dlatego wygodnie jest przenieść logikę kolorów do osobnego arkusza, zamiast klikać wszystko w dziesiątkach reguł.

Taki arkusz może mieć prostą tabelę:

• kolumna A – nazwa przedmiotu (identyczna jak w bazie),
• kolumna B – skrót (np. „Mat”, „Pol”),
• kolumna C – kod koloru lub opis, np. „Niebieski jasny”,
• kolumna D – typ zajęć (obowiązkowe, dodatkowe, online itp.).

Formatowanie warunkowe w siatce opiera się wtedy nie na twardych tekstach, ale na odwołaniach do tej tabeli. Dla bardziej zaawansowanych użytkowników – można użyć funkcji WYSZUKAJ.X wewnątrz formuły formatowania, aby na podstawie skrótu przedmiotu znaleźć jego typ i kolorową „kategorię”. Skutek: przy zmianie koloru wystarczy poprawić jeden wiersz w „Legendzie”.

Wyróżnienie zajęć online i odwołanych

Od kiedy lekcje online i hybrydowe stały się codziennością, plan bez ich wyróżnienia szybko zaczyna wprowadzać zamieszanie. Da się to ogarnąć jednym dodatkowym polem w bazie.

Dodaj w tabeli kolumnę Tryb, np. z wartościami: „stacjonarne”, „online”, „odwołane”, „zastępstwo”. W siatce nie musisz tego bezpośrednio pokazywać – formatowanie zrobi to za ciebie:

• dla „online” – ramka przerywana i inny kolor czcionki,
• dla „odwołane” – przekreślony tekst i szare tło,
• dla „zastępstwo” – np. jaskrawsze obramowanie, bez zmiany koloru samego przedmiotu.

Formuła w regule formatowania może znów opierać się na wyszukaniu odpowiedniego wiersza w bazie, filtrując po dniu, godzinie, klasie/nauczycielu, dokładnie tak jak przy pobieraniu nazwy przedmiotu.

Drukowanie i widoki – jak zamienić arkusz w czytelny plan na ścianie

Ustawienie obszaru wydruku i powtarzanych nagłówków

Plan, który wygląda dobrze na ekranie, potrafi całkiem inaczej prezentować się na kartce. Zanim zaczniesz rozdawać wydruki, warto ustawić kilka parametrów.

Podstawowa konfiguracja:

1. Zaznacz cały obszar siatki wraz z nagłówkami dni i godziny.
2. Wybierz Ustaw obszar wydruku. Dzięki temu Excel nie będzie próbował drukować reszty arkusza.
3. W Układ strony → Tytuły wydruku wskaż wiersz z nagłówkami dni jako wiersz powtarzany na każdej stronie (jeśli plan jest długi) oraz kolumnę z godziną jako kolumnę powtarzaną.

Efekt: na każdej stronie uczniowie widzą tę samą godzinę i dni tygodnia, zamiast zgadywać, gdzie zniknęły nagłówki po złamaniu strony.

Skalowanie i orientacja strony dla różnych odbiorców

Inaczej drukuje się plan dla ucznia, inaczej dla nauczyciela z pełnym tygodniem w kilku szkołach, a jeszcze inaczej – zbiorczy plan sal. Kilka praktycznych wariantów:

• pojedyncza klasa – orientacja pozioma, skalowanie „Dopasuj arkusz do jednej strony”, czcionka co najmniej 11–12, żeby nikt nie musiał nosić lupy,
• plan nauczyciela – często lepiej sprawdza się wydruk A4 w pionie, ale z nieco zawężonymi marginesami, tak aby cała siatka tygodnia zmieściła się na jednej stronie,
• tablica w pokoju nauczycielskim – wydruk A3 lub dwa arkusze A4 złączone, przy czym kolory tła powinny być jaśniejsze, bo nie każdy drukarka i toner są gotowe na pełną tęczę.

Do szybkiego testu układu dobrze jest najpierw zrobić podgląd wydruku, a dopiero potem puszczać na papier. Toner się odwdzięczy.

Widoki niestandardowe i ukrywanie części arkusza

Jeśli w jednym arkuszu masz więcej elementów niż samą siatkę (tabele pomocnicze, notatki, legendę), na wydruku i podglądzie robi się tłoczno. Pomagają w tym Widoki niestandardowe.

Przykładowy schemat pracy:

1. Ustaw arkusz tak, jak chcesz go wydrukować (ukryj zbędne kolumny i wiersze, pokaż tylko siatkę).
2. Wejdź w Widok → Widoki niestandardowe i dodaj np. „Wydruk_plan_klasa”.
3. Przy pracy nad szablonem wracasz do pełnego widoku, przy drukowaniu – jednym kliknięciem przywracasz widok „drukowalny”.

Rozwiązanie szczególnie przydatne, gdy jeden plik obsługuje kilka szkół lub wiele roczników i nie chcesz każdorazowo bawić się w ręczne chowanie kolumn.

Eksport do PDF dla uczniów i rodziców

Coraz częściej plan nie ląduje na tablicy, tylko w e-dzienniku czy na stronie szkoły. Tu Excel też sobie radzi – eksport do PDF domyka temat w kilku kliknięciach.

Rekomendowane ustawienia:

• zakres drukowania ustawiony dokładnie na siatkę,
• jakość standardowa (nie „minimalna”), żeby małe czcionki były ostre na ekranie telefonu,
• zaznaczone „Dopasuj arkusz do jednej strony” lub „Dopasuj wszystkie kolumny do jednej strony”, żeby nie rozcinać planu na dwa PDF-y.

Jeśli plan jest tworzony dla kilku klas z listy rozwijanej, możesz zapisać osobne pliki PDF automatycznie – przy użyciu prostego makra lub Power Automate. Jedna zmiana w B1, zapis PDF, kolejna klasa… Reszta to już tylko powtarzalna procedura.

Plan dla korepetytora – elastyczny szablon godzin i uczniów

Inna specyfika niż w szkole

Korepetycje działają na podobnej zasadzie co lekcje, ale rozkład jest dużo bardziej płynny. Uczniowie często zmieniają godziny, lekcje wypadają, pojawiają się zastępstwa i sesje przedegzaminacyjne. Szablon z automatycznym układem może tu oszczędzić sporo telefonów z pytaniem „o której się widzimy?”

Kluczowa różnica: zamiast klasy, głównym filtrem staje się uczeń lub przedmiot, a jednostką czasu nie zawsze jest „lekcja 45 minut”, tylko np. 60 czy 90 minut. Arkusz musi to pomieścić.

Baza zajęć korepetycji – minimalny zestaw kolumn

W tabeli z korepetycjami przydaje się kilka specyficznych pól:

• Uczeń – imię, nazwisko lub inicjały (jeśli plan ma być publiczny),
• Przedmiot – Mat, Pol, Ang, Chem itd.,
• Dzień_tygodnia – Pon, Wt…,
• Godzina_start i Godzina_koniec – rzeczywisty zakres, np. 16:00–17:30,
• Tryb – online/stacjonarne,
• Adres / Link – opcjonalnie, do szybkiego kopiowania.

Dzięki parze Godzina_start i Godzina_koniec można później wyróżniać lekcje, które częściowo zachodzą na siebie, i unikać kolizji w grafikach.

Siatka godzin w kroku 30 lub 60 minut

W korepetycjach najprościej przyjąć siatkę czasową np. co 30 minut. Wtedy jedna lekcja 60-minutowa zajmuje dwa sloty, a 90-minutowa – trzy. Kolizje od razu stają się widoczne.

Przykład automatycznego tworzenia siatki co 30 minut, zaczynając od 14:00 w A2:

=A1+CZAS(0;30;0)

Po przeciągnięciu w dół powstaje lista: 14:00, 14:30, 15:00, 15:30 itd. Formuły pobierające zajęcia muszą wtedy sprawdzać, czy dany przedział czasowy nachodzi na zakres lekcji ucznia. Przykładowy warunek logiczny:

=ORAZ(
    Baza[Dzien_tygodnia]=B$1;
    Baza[Godzina_start]<=$A2;
    Baza[Godzina_koniec]>$A2
)

Slot dostaje zajęcia wtedy, gdy zaczynają się one przed końcem tego slotu i kończą po jego początku. Jeden wpis w bazie może więc „zająć” kilka komórek w siatce, tworząc blok.

Widok planu z perspektywy ucznia

Dla korepetytora sensowny jest osobny widok planu dla każdego ucznia – choćby po to, by szybko wysłać mu screen albo PDF. Mechanizm jest podobny jak w planie szkolnym:

• w komórce sterującej, np. B1, tworzysz listę rozwijaną z uczniami,
• formuły w siatce filtrują bazę nie tylko po dniu i godzinie, ale również po uczniu z B1,
• nagłówek automatycznie składa tytuł „Plan zajęć – Anna K.” lub podobny.

Przykład fragmentu formuły filtrującej (dla nowszych wersji Excela):

=WYSZUKAJ.X(
    1;
    (Baza[Dzien_tygodnia]=B$1)*
    (Baza[Uczeń]=$B$1)*
    (Baza[Godzina_start]<=$A2)*
    (Baza[Godzina_koniec]>$A2);
    Baza[Przedmiot] & " (" & Baza[Tryb] & ")";
    "—"
)

Po zmianie ucznia w komórce B1 cały plan przelicza się sam, a korepetytor nie musi kombinować z kopiowaniem oddzielnych arkuszy dla każdego.

Szybkie wykrywanie kolizji w grafiku korepetytora

Przy wielu uczniach nietrudno o sytuację, w której ktoś poprosi o lekcję „we wtorek o 17:00”, a ten slot jest już cicho zajęty przez innego ucznia. Lepiej, gdy plan krzyczy o tym od razu.

Można to zrobić na dwa sposoby:

1. kolumna pomocnicza w bazie, gdzie każdy wiersz dostaje swój „klucz czasu” w postaci tekstu:

   =[@Dzien_tygodnia] & " " & TEKST([@Godzina_start];"hh:mm")

   Następnie formuła LICZ.JEŻELI po całej kolumnie wykrywa duplikaty (czyli kolizje), a formatowanie warunkowe podświetla te wiersze na czerwono.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak zrobić prosty plan lekcji w Excelu krok po kroku?

Najprościej zacząć od dwóch arkuszy: „Baza_zajec” i „Plan_tygodniowy”. W pierwszym arkuszu tworzysz tabelę z kolumnami, np.: Dzień, Godzina_od, Godzina_do, Przedmiot, Nauczyciel, Klasa/Grupa, Sala. Każdy wiersz to jedna lekcja lub korepetycje.

W arkuszu „Plan_tygodniowy” ustawiasz wiersze jako godziny (np. 8:00, 8:55 itd.), a kolumny jako dni tygodnia. W komórkach stosujesz formuły wyszukujące zajęcia z bazy po dniu i godzinie (np. kombinacja INDEKS + PODAJ.POZYCJĘ, FILTR lub WYSZUKAJ.X w nowszym Excelu). Dzięki temu po zmianie danych w „Baza_zajec” plan układa się sam.

Czy da się jednym plikiem ogarnąć kilka szkół i korepetycje?

Tak, to właśnie moc Excela. W bazie zajęć dodajesz dodatkową kolumnę, np. „Szkoła/Miejsce” albo „Rodzaj” (lekcja, korepetycje, kurs online). Wszystkie zajęcia lądują w jednej tabeli, ale możesz je filtrować według potrzeb.

Potem tworzysz osobne widoki: np. plan tylko dla jednej szkoły (filtrowanie po kolumnie „Szkoła”), osobny wydruk grafiku korepetycji (filtrowanie po „Rodzaj = korepetycje”) i całościowy harmonogram tygodnia. Dzięki temu nie prowadzisz czterech różnych planów, tylko jeden porządny.

Jak zrobić automatyczny układ planu lekcji z bazy danych?

Klucz polega na tym, że nie piszesz nic w siatce godzin ręcznie. Wszystko wpisujesz wyłącznie w „Baza_zajec”, a w arkuszu „Plan_tygodniowy” każda komórka sprawdza: „Czy w tym dniu o tej godzinie mam jakieś zajęcia?”. Jeśli tak – wyświetla przedmiot, nauczyciela lub klasę.

W praktyce używa się formuł typu: INDEKS + PODAJ.POZYCJĘ, WYSZUKAJ.X albo FILTR (w Microsoft 365). Możesz też dodać kryterium klasy lub nauczyciela, żeby jednym kliknięciem przełączać widok między planem danej klasy a planem jednego nauczyciela.

Czym różni się plan lekcji w Excelu od planu w dzienniku elektronicznym?

Dziennik elektroniczny służy głównie do sprawdzania obecności, wstawiania ocen, usprawiedliwień i kontaktu z rodzicami. Plan lekcji jest tam tylko jednym z elementów i zwykle dość sztywnym – układ często narzuca system szkoły.

Excel jest bardziej „twoim” narzędziem: możesz mieć w nim prywatny harmonogram, łączyć kilka szkół i korepetycje, dopisywać dyżury, rady pedagogiczne czy konsultacje. Nie zastępuje formalnego dziennika, ale bardzo dobrze go uzupełnia – szczególnie gdy chcesz najpierw ułożyć sensowny projekt planu, a dopiero potem przepisać go do systemu.

Czy szablon planu lekcji w Excelu nadaje się dla korepetytora?

Tak, szablon jest wręcz stworzony dla korepetytorów, którzy mają zajęcia w różnych miejscach i formach (dom ucznia, online, szkoła językowa). W bazie możesz dodać kolumny „Miejsce”, „Forma” (online/stacjonarnie) oraz „Status” (stałe, jednorazowe, odwołane).

Na tej podstawie da się przygotować widoki: harmonogram tygodnia, lista tylko lekcji online albo dni z wolnymi „oknami” na nowe zajęcia. Efekt uboczny: znacznie mniej nerwowego sprawdzania, czy aby na pewno nie obiecałeś tej samej godziny dwóm różnym osobom.

Jak przygotować plan lekcji w Excelu do druku na jedną stronę?

Najpierw uporządkuj siatkę godzin tak, aby zawierała tylko potrzebne dni i godziny. Zadbaj o czytelne skróty przedmiotów oraz ewentualnie legendę pod tabelą (np. kolory sal lub typów zajęć). Rozmiar czcionki dopasuj tak, by całość mieściła się na jednej stronie w orientacji poziomej.

W ustawieniach wydruku zaznacz „Dopasuj arkusz do jednej strony” lub „Jedna strona szerokości”. W ten sposób przygotujesz różne wersje: mini-plan dla ucznia lub rodzica, pełny plan nauczyciela z dodatkowymi informacjami albo skrócony plan sali komputerowej wywieszany na drzwiach.